秘書工作的優秀論文

秘書工作的優秀論文

　　有人說“能說會道”是秘書的看家本領，這話的確有一定的道理。秘書在工作中雖然很少去演說，但卻經常要說話，匯報情況，提出建議，傳達指示，接待來訪，協調工作等等，大量使用的是口語表達。因此，口語表達在秘書工作中起著非常重要的作用。

　　那么，秘書該如何進行口語表達才能獲得最佳的效果，才能進行成功的交際呢?近年來，有不少有關秘書方面的著作對此進行了闡述，歸納起來，大致有以下幾點：意思明白;誠實;語言生動;口齒清楚;條理分明，表達準確;說話得體;正確等等。

　　在探討秘書口語表達時，僅僅局限于語音層面和邏輯思維層面是遠遠不夠的，為此，在秘書口語表達中加強對修辭的研究是十分必要的。

　　中國現代修辭學大師陳望道先生在《修辭學發凡》中指出：“修辭以適應題旨情境為第一要義。”成功的言語交際，往往是在“適應題旨情境”下完成的。馮廣藝先生在《漢語修辭論》中指出：“語言運用是一個動態運行的過程，在這一過程中，無論是言語表達者，還是言語接受者，都是在一種相互適應的狀態下完成交際的任務的。”同時，在這一過程中，“要求言語表達者調整語言，以適應言語接受者”。 在上述案例中，老板之所以“明顯地不高興”，是因為小玲的回答沒有適應老板的要求。如果她能適當地調整一下自己的語言，比如“我去查一下”或“我去問一問”，那么交際的效果可能要好得多。

　　在秘書的口語表達中，掌握一定的修辭藝術，會有效地提高語言表達能力，從而實現有效的溝通。

　　一、秘書在進行口語表達時，要注意與其所處的環境相一致。

　　即“話隨境發，要求言語表達者根據語言環境來發話。

　　這里，語言環境對言語表達者的制約作用是如何構建言語的結構體，只有當言語表達者所講的話適應語境時，才能發話，不注意這一點，倉促發話，就會影響交際的效果”。例如，在公眾場合，當秘書發現上司做出明顯的錯誤決定時，如果秘書立即提出意見，顯然會傷害到上司的自尊心，必然會引起言語的接受者——上司的強烈反感，進而影響到交際的效果。如果是在一般非公眾場合，例如只有上司和秘書兩人在場，這時秘書如果立即提出意見，同時注意自己的措辭，如“這個決定您是否還需要再考慮一下呢?”那么這時上司必然會很樂意接受，理想的交際效果會更容易達到。

　　二、秘書在進行口語表達時，要根據不同的交流對象來確定合適的表達方式。

　　在秘書工作中，秘書要經常與眾多的不同對象進行交流，如與上司、與客戶、與同事等等，如何與不同的交流對象達到理想的交際效果，這就要求秘書在進行口語表達時，要根據交流對象的變換，隨時調整自己的語言，既客氣禮貌，又恰如其分。如，秘書在接待客戶來訪時，如果來訪者是一般的普通客戶，那么秘書可以按照慣例，說：“先生，您預約了嗎?麻煩請您登記，這是公司的規定。”如果來訪者是一位公司經常聯系的重要客戶，秘書若以這樣的語言來接待對方，對方可能會認為你不歡迎他，從而引起雙方交流的沖突。

　　三、秘書在進行口語表達時，要根據不同的交流內容來確定合適的表達方式。

　　秘書的工作涉及方方面面，針對不同的內容，秘書應選擇合適的表達方式以獲得理想的交際效果。

　　(一)委婉式。

　　當交流的內容有可能對言語接受者的心理造成消極影響，此時，采取不直截了當而是用另一種方式含蓄地將自己所要表達的內容說出來，以使言語接受者更易于接受。

　　銷售部送來的本季度銷售報告中只羅列了銷售數據，沒有分析銷售額大幅度下降的.原因，上司對此不滿意，讓秘書于雪把報告退回銷售部重寫。于雪把報告交給銷售部經理時，向銷售部經理一個勁說總經理如何如何不滿意。開始銷售部經理還微笑著傾聽，但聽著聽著，銷售部經理心里開始后不舒服了，進而產生抵觸情緒，不再聽于雪說什么，反而開始計較于雪的措詞。盡管他知道自己的報告沒寫好，但他給自己找了各種借口，于雪說一句他頂一句，最后兩人不歡而散。

　　在上述案例中，如果于雪說話委婉一些，比如先表達對對方的體諒，說一些市場競爭太激烈、整個行業的大環境都不太好之類的話，之后再委婉地說明“總經理不滿意，要求增加內容、找出原因”的意思。銷售部經理可能會是另外一種態度，溝通的目的自然就達到了。

　　(二)直截了當式。

　　當交流的內容比較緊急、重大，要求對方必須立即予以接受時，秘書在表達時就不要拐彎抹角，而應直奔主題。如總經理讓秘書通知各部門經理下午兩點召開緊急會議，秘書在表達時可以這樣說;“×經理，今天下午兩點在××會議室召開會議，主題是××××，希望您準時參加，不能缺席。”

　　(三)贊譽式。

　　當秘書對交流的內容是否讓聽話人樂意接受沒有把握時，適當地對聽話人的服飾、物品、興趣等表示贊賞，使他在心理上感到一種滿足感，從而更樂于接受秘書所要交流的內容。當然，這種方式在運用時要注意適度。

　　如秘書要同事幫他準備會議室，他可以這樣說;“喲，做了新發型了啦!這個發型使你看上去很精神……，能否將××會議室準備一下，下午總經理開會要用。”

　　(四)迂回式。

　　當秘書對交流的內容不適于采取正面回答的方式，如交流的內容涉及到公司的機密等，秘書采取此方式既不失禮節，又能保護公司的機密。

　　如公司的一位員工問秘書：“聽說公司下周要進行人事調整，誰有可能擔任銷售部經理?”“有能力的人。”秘書回答道。

　　古人云：“辭不可不修，說不可不善”。修辭在秘書口語表達中的運用是十分廣泛的，這就要求秘書在工作中要不斷加強自身的語言修養，掌握一定的修辭方法，以提高駕馭語言 的 能 力 。

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